15 règles pour travailler plus vite et efficacement

Comment travailler vite et efficacement à la fois?

C’est ce que nous allons voir dans les lignes qui suivent, mais avant de commencer cet article, voici une devinette:

Quel lien existe-t-il entre les chiffres 24, 1440, 86400? Vous ne voyez pas ?

C’est la durée d’une journée : 24 heures ; 1440 minutes ; 86400 secondes.

Tout le monde a la même durée dans la journée. Pas plus, pas moins. 24 heures point.

C’est la seule ressource qu’on ne peut contrôler, qui que nous soyons.

Quelques fois, on trouve ce temps insuffisant, tellement on se sent submergé par le travail à effectuer.

Et pourtant, certaines personnes réussissent à être super productives pendant ce même laps de temps, et ont des résultats surprenants.

Comment font-elles ? Où puisent-elles leurs ressources ?

Notre travail de web entrepreneur nous fait prendre conscience de la situation. Nous avons beaucoup de choses à réaliser seul : rédaction d’articles, recherche de mots clés, création de partenariats, gestion de la partie administrative, création de produits, promotion de nos produits, gestion de la technique de notre site ou blog, etc.

Comment faire tout cela, tout en ayant « seulement » 24 heures par jour (comme tout le monde) ?

Pendant ces longues années d’entrepreneuriat web, nous avons été confrontés à ces mêmes difficultés. Nous nous sommes donc assigné quelques règles de conduite qui nous aident au quotidien et que nous voulons partager avec vous aujourd’hui. C’est essentiellement 15 règles qui, si elles sont bien respectées, vous aideront à être plus efficace et à travailler beaucoup plus vite.

15 règles pour travailler plus vite et efficacement

Faire le point des projets pour la semaine

J’ai pris l’habitude de faire la liste de tous les projets sur lesquels je dois travailler pendant la semaine. Ainsi, je sais au moins lesquels sont les plus importants et les plus urgents. J’essaie, par la même occasion, de planifier la réalisation de ces derniers. Cela me donne une vision globale de ce que j’ai à faire. Je vous encourage à le faire aussi. Car maîtriser son environnement, avoir une visibilité sur ce qu’il y a à faire (ou sur ce qui reste à faire) est gage de réussite.

Diviser les projets en petites tâches

Quelques fois, le simple fait de penser à un projet vous rebute, tellement il parait vaste et fastidieux. Prenons l’exemple de la création d’un produit. C’est un vaste chantier. Vouloir le faire sans déterminer les différents jalons est un véritable casse-tête, un « tourne en rond » à l’infini. C’est pourquoi il faut subdiviser vos projets en plusieurs paliers. De la sorte, plus on franchit les différentes étapes, plus on se rend compte de notre avancement, et plus on garde la motivation pour aller jusqu’au bout. Aussi, quand on subdivise les projets en petites étapes, on distingue les difficultés et ce qui pourrait être des blocages à l’avancement de notre travail.

Planifier ses journées

Maintenant qu’on a une meilleure visibilité sur ce qu’on a à faire, il faut planifier nos journées. Il faut écrire les différentes tâches à effectuer et estimer le temps à y consacrer. Il ne s’agit pas de lister 150 tâches à exécuter pendant la journée. Juste 3 ou 4 tâches importantes réalisées parfaitement par jour et le coup est joué. Concentrez-vous sur la qualité et non sur la quantité. Moi, je le fais généralement de préférence la veille. Ce qui me permet de faire une brève révision le matin et être en accord avec mon état d’esprit du jour.

Se mettre dans un état d’esprit objectif à atteindre

Gardez à l’esprit qu’on a un objectif à atteindre, une tâche à accomplir, et qu’elle doit être achevée. Se répéter souvent les phrases: À quel niveau suis-je ? Ai-je été productif ? Que reste-t-il à faire ? Comment y arriver ?

Un ami a collé sur son poste de travail un post-it avec le message « Suis-je efficace en ce moment ».

Ces questions vous remettent dans l’élan, et vous font prendre conscience du reste du boulot à réaliser pour achever la tâche.

Déterminer votre période de productivité maximum

Vous savez sûrement les périodes pendant lesquels vous avez le plus de punch pour travailler. Pour certains, c’est le matin au réveil. Pour d’autres, c’est juste après un bain. Pour d’autres encore, c’est la nuit quand les autres dorment. Identifiez votre meilleure période d’inspiration, et investissez-vous à fond. Mettez ces périodes à profit.

Pendant ces laps de temps, mettez-vous dans un environnement qui vous est favorable. Si vous avez l’habitude de travailler avec de la musique, allez-y. Si vous êtes plutôt du genre à être seul, sans bruits ni gènes, dans votre coin, alors, isolez-vous. Ces périodes doivent être au maximum mises à profit.

Profitez, en même temps aussi, pour déterminer vos périodes de plus grande fatigue. Et détendez-vous au maximum.

Vous ne pouvez être réellement productif que quand vous êtes dans les bonnes dispositions.

Se déconnecter de toute distraction

Le monde actuel est tellement truffé de distraction : messagerie instantanée, réseaux sociaux, téléphone portable, notification de toutes sortes. Évitez d’être distrait par quoi que ce soit, surtout pendant vos périodes productives. Déconnectez-vous de tous : messagerie, réseaux sociaux, téléphone. Mettez votre téléphone en mode silence si possible. Fermez les onglets de votre navigateur qui ne seront pas utilisés pour la tâche. Si vous travaillez dans un environnement fermé, vous pouvez mettre sur la porte un message du genre : « Ne pas déranger » ou carrément « Absent ». À défaut, mettez comme moi un casque à l’oreille, pour donner l’impression d’écouter quelques choses. Ça ralentit les éventuels emmerdeurs.

Faire des pauses régulières

Écoutez votre corps. Si vous vous sentez fatigué, si vous sentez perdre de la concentration après un certain temps de travail, prenez une pause. Allez marcher un peu ou prendre un café. Ou encore, faites un petit somme carrément. Cela vous aidera à recharger vos batteries. Il y a une position que j’apprécie particulièrement : prendre un café tout en regardant à travers la baie vitrée, un pied sur la table. C’est magique (juste une détente J ).

Éviter le multitâche

Faites une chose à la fois. Comme on le dit : « évitez de courir plusieurs lièvres à la fois, vous risquez de revenir bredouille ». À vouloir tout faire, vous ne faites rien. Vous n’êtes pas réellement productif.

Concentrez-vous sur une chose à la fois, exécutez-la et libérez votre esprit. Au moins, vous aurez achevé quelques choses.

Regrouper vos tâches similaires

Si vous avez des tâches analogues, comme par exemple ranger vos dossiers et classer vos mails, ou encore interagir sur le profil Facebook de vos amis, réservez une plage de temps dédiée. Dans cette période, vous pourrez faire toutes ces choses relaxantes et qui ne nécessitent pas une concentration particulière.

Déléguer ou externaliser certaines tâches

Pour toutes les tâches consommatrices de temps ou pour lesquelles vous n’avez pas d’aptitude, ou encore que vous n’aimez pas faire, faites-vous aider.

Au lieu de passer plus d’une journée entière à rédiger une page de vente, ou à mettre en ligne votre blog wordpress, confiez la tâche à quelqu’un qui s’y connait. Vous gagnerez en temps. De nombreux sites de prestations sont à votre disposition et ce, dans bien de domaines. Ce sont entre autres fiverr.com, odesk.com ou encore elance.com.

Consacrez-vous exclusivement à des actions qui vous rapporteront de la valeur.

Évaluer le temps

Limiter les actions dans le temps contribue à aller à l’essentiel. On met quelques fois beaucoup plus de temps à réaliser certaines tâches, bien qu’on se soit fixé une limite. Ça peut arriver. On est tellement inspiré qu’on déborde. Mais, il faut toutefois faire attention. En voulant trop parfaire, on empiète sur les autres projets, et on perd en efficacité.

Il m’est déjà arrivé de passer plus d’une demi-journée à chercher à embellir mon blog WordPress. C’est vrai, c’est important, mais il y a mieux à faire. Tout ce temps perdu aurait pu aider à faire quelques choses de plus rentables.

Un outil très pratique que j’utilise est « Focus Booster ». C’est une application qui affiche une petite fenêtre qui décompte le temps que vous vous êtes fixé. Vous pouvez la télécharger gratuitement. Une plus large gamme de minuteurs est disponible sur le site e.ggtimer.com.

Vous pouvez aussi utiliser le minuteur de votre téléphone portable pour chronométrer chaque tâche.

Préparer des procédures et des check-lists

Pour toutes les tâches que vous exécutez régulièrement, songez à une automatisation ou à mettre en place des check-lists. Cela vous permettra d’aller beaucoup plus vite.

Pour la gestion de votre liste d’email, utilisez un autorépondeur. Pour vos factures, préparez un modèle standard. Pour la publication de vos articles, préparez une check-list.

Profiter de votre smartphone

Pendant les temps d’attente, au guichet par exemple, ou pendant les transports en commun, profitez de la mobilité de votre smartphone pour consulter vos mails ou suivre une formation (en vidéo ou en audio), ou encore pour interagir avec vos fans sur les réseaux sociaux. Bien que vous ne soyez pas forcement dans les bonnes dispositions pour rédiger du texte, vous pouvez par exemple catégoriser vos mails afin de faciliter leur traitement. C’est un gain de temps non négligeable.

Utiliser les bons outils

Il y a beaucoup d’applications aujourd’hui qui automatisent certaines tâches. Ne vous en privez pas. Et puis, ne cherchez pas forcément le plus sophistiqué ou le plus complet. Recherchez le plus adapté à votre besoin et utilisez-le. Il y a par exemple Trello pour la gestion de vos projets, RememberTheMilk pour la todo list et la gestion des tâches, Aweber ou SG-Autorepondeur pour la gestion de votre mailing-list, focus booster pour la gestion de votre timing, etc.

Détendez-vous

Ne vous stressez pas à vouloir forcément tout achever. Vous avez suffisamment de temps pour faire les tâches qui importent. Comme j’ai dit dans le point « Faire des pauses régulières », sachez lâcher prise. Prenez du plaisir à vivre. Faites du sport, sortez en famille, voyagez. Vivez… La vie est belle.

Voilà les 15 règles que nous voulions partager avec vous. Si vous les respectez, je suis sûr, vous aurez de meilleurs résultats.

Juste une dernière chose. Rendez-vous compte du temps que nous mettons pour organiser un mariage ? Quelques fois un an et plus.

Alors ! Combien de temps mettez-vous pour organiser vos journées ? Votre vie ?

Quelles méthodes utilisez-vous pour travailler rapidement ?

Dites-le-nous dans les commentaires.